SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

Pengertian surat permintaan penawaran

Pengertian dari surat permintaan penawaran adalah surat yang dikirimkan oleh calon pembeli kepada calon penjual, yang isinya dimaksudkan untuk meminta keterangan mengenai suatu barang yang dibutuhkan atau ingin dibeli.

Selain melalui surat permintaan penawaran, sebetulnya permintaan keterangan mengenai barang – barang yang diinginkan tersebut juga dapat disampaikan melalui surat permintaan daftar harga, yang pada intinya, kedua jenis surat ini adalah sama.

Di dalam surat permintaan penawaran, calon pembeli perlu untuk menuliskan informasi apa saja yang dibutuhkan mengenai produk dan lain hal. Informasi umum yang dibutuhkan calon pembeli umumnya meliputi daftar harga barang, syarat pembayaran, jumlah barang, kualitas, cara pemeliharaan, dan diskon yang bisa diberikan serta lain sebagainya.

Cara membuat surat permintaan penawaran

Sebelum memulai membuat surat permintaan penawaran, hendaknya disusun suatu perencanaan yang tepat dan sejelas – jelasnya. Perencanaan ini pun harus berisi informasi lengkap dan tidak ambigu agar penjual dapat menangkap dengan jelas apa yang diinginkan calon pembeli. 

Cara membuat surat permintaan penawaran ini diawali dengan meninjau isi surat permintaan secara lengkap dan jelas. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam surat permintaan penawaran, secara umum ialah :

a.       Jenis barang yang dibutuhkan

b.      Jumlah barang yang dibutuhkan

c.       Kualitas barang disertai contoh

d.      Potongan harga yang ada

e.        Syarat pengajuan dan pembayaran

Setelah mengetahui isi surat permintaan penawaran yang hendak disampaikan, selanjutnya surat permintaan penawaran dapat segera disusun dengan berpedoman pada beberapa hal mengenai cara membuat surat permintaan penawaran yang baik, yakni :

a.       Mintalah keterangan yang rinci terkait barang – barang apa saja yang dibutuhkan.

b.      Nyatakan dengan jelas alasan – alasan yang mendorong Anda mengajukan surat permintaan penawaran tersebut.

c.       Bantulah pembaca dalam memberikan sesuatu yang Anda butuhkan dengan menunjukkan semua data yang ada hubungannya dengan barang yang dibutuhkan.

d.      Akhiri surat dengan kata – kata yang saling menguntungkan kedua belah pihak, semisal dengan ucapan terima kasih atau penghargaan.

 Berikut ini adalah contoh surat permintaan penawaran