PENGERTIAN DAN CONTOH SURAT REFERENSI

1. Pengertian Surat Referensi
Surat referensi adalah surat yang dibuat oleh seorang atas nama pribadi atau dinas yang berisi keterangan tentang tentang keadaan baik buruknya pribadi seseorang karena
diminta oleh pihak lain. Pengertian lain menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan surat referensi adalah surat keterangan yang bersifat rahasia dari
pihak ketiga tentang pihak kesatu yang berisi penilaian mengenai bonafiditas, perilaku,dan kualifikasi pihak kesatu untuk kepentingan pihak kedua(yang memerlukan referensi tersebut). Surat referensi ini lebih dominan fungsinya bagi si peminta. Surat referensi hampir sama dengan surat keterangan atau surat rekomendasi. Dalam pemberian referensi ini, pihak ketiga tidak turut bertanggung jawab jika dibelakang hari timbul persoalan antara pihak kedua dan pihak kesatu.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat referensi, yang membedakannya dengan jenis lainnya.
a. Objek yang diterangkan dalam surat referensi adalah pihak ketiga (bukan yang meminta) yang merupakan pihak yang pernah menjadi anggota sebuah komunitas. Mungkin komunitas sekolah, badan usaha, lembaga, atau instansiyang dimintai surat referensi.

b. Sifat keterangan dalam surat referensi adalah rahasiakarena surat tersebut diminta oleh pihak lain dan diberikan kepada yang meminta tanpa sepengetahuan pihak yang diterangkan. Karena sifatnya rahasia, maka penulis harus menuliskan segala keadaannya secara sejujur-jujurnya.

c. Isi keterangan tentang pribadi seseorang dalam referensi bukan hanya hal-hal yang baik saja. Hal yang kurang baik mengenai kelakuan, kecakapan, prestasi atau lainnya perlu diterangkan. Pembuat referensi bertanggung jawab moral kepada Tuhan akan kebenaran keterangannya.

d. Pemberi keterangan tidak ikut bertanggung jawab jika di kemudian hari pihak yang diterangkan dalam referensi berkepribadian yang menyimpang dari penjelasan dalam referensi. Perlu diketahui bahwa sifat dan kepribadian seseorang dapatb di pengaruhi oleh keadaan dan dapat berubah-ubah sewaktu-waktu.

2. Macam dan Manfaat Surat Referensi
Pada dasarnya manfaat surat referensi tidak dapat dipisahkan dari jenis dan isi surat tersebut. Jika dilihat dari isi dan pihak yang mengeluarkannya, maka surat referensi dapat dibedakan menjadi beberapa jenis.
a. Surat Referensi Jabatan, yaitu surat referensi yang dibuat oleh pejabat instansi, perusahaan, atau organisasi yang berisi keterangan mengenai keadaan pihak yang menjadi anggota atau mantan anggota komunitasnya. Bagi pihak yang meminta, surat referensi berfungsi untuk mengetahui latar balakang pendidikan, kepribadian, kecakapan, dan lainnya , yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk menentukan diterima atau tidaknya seseorang dalam suatu komunitas yang baru.

b. Surat referensi niaga/dagang, yaitu surat referensi yang dibuat oleh pihak badan usaha, toko, atau lainnya yang berisi keterangan keadaan pihak yang pernah menjadi relasi dagangnya. Bagi pihak peminta, surat referensi berfungsi untuk mengetahui latar balakang kepribadian seseorang berkenaan dengan kejujuran dalam usaha dagang/niaga. Sehingga dapat dipergunakan sebagai bahan pertimbangan untuk menentukan sejauh mana kerja sama dagang yang akan dilakukan.

c. Surat referensi bank, yaitu surat referensi yang dibuat oleh pihak bank yang berisi keterangan tentang kepribadian pihak yang pernah menjadi nasabahnya, baik kejujurannya, kedisiplinannya, tanggung jawabnya, keadaan rekeningnya, dan lain-lain yang diperlukan. Bagi pihak peminta, surat referensi berfungsi untuk mengetahui latar balakang kepribadian seseorang dan kemampuannya berkaitan dengan bidang usaha/niaga. Sehingga dapat dipergunakan sebagi bahan pertimbangan untuk menentukan kebijakan dalam menjalin kerja sama, pemberian pinjaman, kredit barang, dan sebagainya.


3. Bagian-bagian dan Penyusunan Surat Referensi
Bagian dan penyusunan surat referensi mirip dengan surat rekomendasi. Secara garis besar surat rekomendasi mempunyai tiga bagian pokok, yaitu:

a. Kepala surat referensi, terdiri atas:

Kop surat pada umumnya, biasanya dibuat lengkap deserta alamatnya,

Kata petunjuk berupa kata ”SURAT REFERENSI” yang biasanya ditulis simetris dengan huruf kapital semua,

Nomor surat biasanya ditulis di bawah kata ”SURAT REFERENSI”,

Alamat tujuan ditulis di bawah nomor surat sebelah kanan atau sebelah kiri.

b. Tubuh/isi surat referensi, terdiri atas:
Pendahuluan, untuk menjawab surat permintaan referensi dan pernyataan kesungguhan pihak yang menjelaskan,

Identitas pihak yang diterangkan, dan penjelasan mengenai kepribadian kelakuan, atau karakternya, dan hal-hal lain yang dianggap perlu,

Klausul penutup, berupa harapan dapat dimanfaatkannya surat tersebut, dan tidak ada jeleknya surat referensi diakhiri dengan kalimat ”Walaupun demikian, bila kelak terjadi hal-hal yang mengecewakan, kami tidak ikut bertanggung jawab, dan maafkanlah kami.”

c. Kaki surat referensi, terdiri atas:
Tempat dan tanggal dikeluarkannya surat,

Identitas pembuat referensi, berupa: Jabatan penanggung jawab, tanda tangan dan nama terang, NIP, nomor anggota, atau sejenisnya, Cap/stempel lembaga.

Berikut ini adalah contoh surat referensi