Surat peringatan adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh instansi atau
perusahaan yang ditujukan kepada karyawan atau relasi yang melanggar ketentuan-ketentuan
yang telah ditetapkan.
Surat peringatan dapat dibedakan atas surat peringatan jabatan, dan surat peringatan niaga.
Surat peringatan dapat dibedakan atas surat peringatan jabatan, dan surat peringatan niaga.
Surat
Peringatan Jabatan
Surat peringatan jabatan adalah surat peringatan yang
dikeluarkan oleh kantor atau instansi untuk para karyawannya yang melanggar
peraturan kedinasan yang telah ditetapkan. Misalnya; seseorang karyawan yang
sering tidak masuk kerja tanpa mengirimkan surat pemberitahuan kepada pimpinan.
Hal ini sering ia lakukan sampai berulang kali. Bagi karyawan tersebut,
sepatutnya pimpinan memberikan surat peringatan.
Sebelum pimpinan mengirimkan surat peringatan
hendaknya memanggil karyawan tersebut dan diajak bicara atau dialog dari hati
ke hati, mengapa ia melakukan hal-hal semacam itu. Bila hal ini tidak membuahkan
hasil sehingga karyawan tersebut mengulangi perbuatannya, maka pimpinan
mengirimkan surat peringatan.
Surat peringatan dikirimkan secara bertahap yaitu:
1.
Peringatan pertama bersifat mengingatkan kepada
karyawan akan sikap dan kelakuannya yang sering tidak masuk kerja tanpa ada
alasan dan pemberitahuan.
2.
Surat peringatan kedua isinya lebih keras lagi dengan
ancaman tidak naik tingkat, tidak punya prestasi dan mungkin karyawan tersebut
akan diskor.
3.
Surat peringatan ketiga lebih keras lagi, karyawan
tersebut kemungkinan akan dikeluarkan tanpa hormat.
Surat
Peringatan Niaga
Surat peringatan niaga adalah surat peringatan dari
perusahaan yang mempunyai posisi sebagai kreditur mengirimkan suratnya kepada
pihak debitur untuk mengingatkan tentang hutang yang belum dilunasi sementara
tanggal pelunasan sudah melapaui waktu jatuh tempo.
Relasi yang tidak menepati janji atau melanggar janji
yang sudah disepakati bersama harus mendapat peringatan. Tetapi walaupun
demikian pihak kreditur tetap harus menjaga hubungan baik. Bentuk dan caranya
harus dimulai dari hal yang paling sederhana, seperti dengan mengirimkan
salinan faktur atau kartu peringatan tercetak, kemudian baru dengan surat
peringatan bila kedua cara tersebut tidak berhasil.
Dalam surat peringatan niaga/bisnis pengirimannya juga
dilakukan secara bertahap, yaitu;
1.
Surat peringatan pertama tidak langsung menagih
hutang, tetapai menawarkan terlebih dahulu, baru kemudian diselipkan
kalimat-kalimat yang tujuannya mengingatkan debitur, atau pada waktu menawarkan
barang dilampirkan rekening yang belum lunas.
2.
Surat peringatan kedua, langsung pada sasarannya yaitu
mengingatkan lagi rekening dan utang yang belum dilunasi dengan cara yang lebih
tegas.
3.
Surat peringatan ketiga, lebih keras lagi disertai
penyesalan dari sikap debitur yang ingkat janji.
Kegunaan
Surat Peringatan
Surat peringatan jabatan maupun surat peringatan
niaga/bisnis memiliki berbagai kegunaan seperti:
1.
Untuk mengingatkan kepada yang bersangkutan supaya
melaksanakan tugasnya dengan baik dan penuh disiplin.
2.
Supaya mendapat perhatian dari pihak-pihak lainnya, bahwa
ketidakdisiplinan dan ketidaktertiban tidak akan dibiarkan berlangsung terus.
3.
Untuk mengingatkan kepada pihak debitur tentang
utangnya, kemungkinan debitur lupa terhadap hutangnya.
4.
Untuk mengajak saling menjaga nama baik antara pihak
debitur dan pihak kreditur.
5.
Untuk saling membantu mencari jalan keluar antara
pihak yang terkait, karena kemungkinan karyawan tersebut mempunyai masalah
sehingga melalaikan kewajibannya.
Berikut ini adalah contoh surat
peringatan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar