Pengertian Surat Dinas dan Fungsinya

Yang dimaksud dengan surat dinas adalah suatu surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau lembaga dengan tujuan untuk keperluan dinas. Atau definisi surat dinas yaitu surat yang berisikan permasalahan kedinasan dan biasanya surat ini dibuat oleh instansi atau lembaga.

Surat dinas isinya ditujukan untuk keperluan kedinasan, baik itu pemerintah atau swasta. Karena fungsi kedinasan tidak hanya berlaku di pemerintahan, akan tetapi berlaku juga di instansi atau lembaga swasta. Biasanya isinya berupa urusan seperti penyampaian pengumuman, pemberian suatu izin, pemberian tugas dan lain-lain.

Oleh karena itu jika terdapat surat yang dikirimkan dari satu pihak ke pihak lain yang isinya berhubungan dengan kepentingan tugas ataupun kegiatan dinas suatu instansi, maka surat seperti itu disebut surat resmi. Kenapa disebut surat resmi? karena penulisan dalam surat dinas ditulis dengan format dan memakai bahasa resmi.

A. Kegunaan atau fungsi surat dinas

Beberapa fungsi dari surat dinas, yang diantaranya sebagai berikut ini:

• Sebagai pedoman pekerjaan, seperti surat intruksi, surat pemberian izin ataupun surat pengambilan keputusan.
• Sebagai alat pengingat, karena surat ini dapat dijadikan arsip bagi instansi.
• Sebagai bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga.
• Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian.
• Dan lain-lain.

B. Inilah ciri-ciri surat dinas

Adapun ciri dari surat dinas, yang diantaranya sebagai berikut ini:

• Adanya kop surat dan nama instansi ataupun lembaga.
• Adanya nomer surat dan lampiran.
• Adanya salam pembuka maupun salam penutup.
• Menggunakan bahasa resmi, karena surat dinas merupakan surat resmi.
• Adanya stempel instansi atau lembaga pada surat.

C. Syarat untuk surat dinas

Beberapa persyarat untuk membuat sebuah surat dinas, yang diantaranya sebagai berikut ini:

• Format dari surat harus teratur sesuai dengan format surat dinas.
• Isi dari surat tidak terlalu panjang harus langsung pada inti yang ingin disampaikan.
• Bahasa yang digunakan harus bahasa resmi, sopan dan mudah untuk dipahami pembaca.
• Dan surat harus menggambarkan citra dari instansi atau lembaga yang membuatnya.

D. Bagain surat dinas

Surat dinas merupakan surat resmi dan tentu saja ada bagian-bagiannya, yang diantaranya seperti bawah ini:

1. Kop Surat atau kepala surat

Merupakan bagian teratas dari sebuah surat resmi, biasanya dipakai untuk membedakan surat formal dan surat non formal. Kop surat terdiri dari logo, nama dan alamat instansi atau lembaga. Yang dimana nama mengacu pada induk organisasi, serta pada kop surat terdapat karakteristik atau ciri khas organisasi tersebut.

2. Tanggal surat

Terdiri dari nama, tempat dan tanggal dibuatnya surat tersebut.

3. Nomor

Terdiri dari kode, nomor urut surat yang dikeluarkan, identitas instansi atau lembaga dan tahun dibuatnya surat tersebut.

4. Lampiran

Lampiran yaitu lembaran tambahan yang akan dilampirkan, dapat berupa lembaran kertas lain atau dokumen lain. Jika tidak ada lampiran biasanaya diisi dengan tanda strip.

5. Perihal atau hal

Perihal merupakan isi pokok dari surat dinas, seperti misalnya ditujukan kepada siapa atau untuk apa surat tersebut.

6. Alamat

Terdapat 2 (dua) macam penulisan alamat pada surat dinas, ada untuk perorangan dan ada untuk instansi lain. Jika untuk surat rahasia kata “kepada” tak perlu dipakai sebab sudah ditulis pada amplop. Jika untuk surat dinas terbuka maka memakai “kepada” lalu langsung saja memakai nama instansinya. Akan tetapi jika ditujukan bagi orang banyak harus memakai kata “bapak”, “ibu” dan sebagainya dan kata “Yth” digunakan jika surat ditujukan kepada orang ataupun suatu jabatan.

7. Salam pembuka

Salam pembuka dipakai untuk menunjukan sopan santun maupun rasa hormat.

8. Isi surat

Isi dari surat haruslah sesuai dengan perihal.

9. Salam penutup

Salam penutup dipakai untuk menunjukan akhir dari isi surat.

10. Nama

Tulislah nama lengkap orang yang mengirim surat.

11. Tembusan

Tembusan dipakai jika surat tersebut memang membutuhkan tembusan. Tembusan yaitu pihak-pihak yang mendapatkan tebusan ataupun salinan surat selain yang dialamatkan.

12. Inisial

Inisial ditempatkan pada bagian kiri dibawah tembusan surat (jika memang ada). Inisial digunakan sebagai tanda pengenal, yang ditulis dengan cara disingkat antara nama pengonsep surat dan pengetik surat. Inisial dapat juga menunjukan bahwa surat itu memang asli dibuat oleh orang tersebut. Pada bagian ini biasanya tidak dapat dibaca, yang dapat membacanya hanya orang yang dituju atau orang yang bersangkutan dengan si pembuat surat tersebut.