SURAT PESANAN BARANG

Apa itu Surat Pemesanan Barang?

Surat pemesanan barang merupakan sebuah surat yang berasal dari perorangan ataupun instansi yang digunakan untuk memesan sejumlah barang atau jasa.

---

Apa Tujuan Surat Pemesanan Barang?

Tujuan dari surat pemesanan barang yaitu tentu saja untuk memesan suatu barang atau jasa yang di inginkan oleh perorangan ataupun instansi, Adanya surat pemesanan barang yaitu agar apa yang dipesan jelas dan sesuai dengan maksud.

---

Apa Isi Dari Surat Pemesanan Barang?

Ada beberapa isi dari surat pemesanan barang yang harus di perhatikan ketika membuatnya, yaitu sebagai berikut :

SURAT PENAWARAN

Pengertian Surat Penawaran 
Surat penawaran adalah surat yang ditulis untuk memperlihatkan maksud suatu perusahaan untuk menjalin kerja sama kepada perusahaan lainnya. Biasanya, surat ini digunakan oleh perusahaan-perusahaan penyaluran, dalam hal ini distributor. Surat penawaran pada umumnya berbentuk formal dan dengan jelas mencantumkan rincian harga dan barang yang ditawarkan dan akan dijual kepada perusahaan lain sebagai sub-distributor.

Isi Surat Penawaran
Pada umumnya, di dalam surat penawaran barang diterangkan keunggulan dan keuntungan dari perusahaan yang akan menjual barang mereka agar menarik perusahaan lain untuk memesan dan membeli barang pada perusahaan tersebut. Namun yang perlu diingat, surat penawaran barang tersebut hanyalah membantu untuk menjual produk , sedangkan yang berperan penting dalam penawaran itu sendiri adalah bagian penjualan (sales/marketing).

Fungsi :
1.Perkenalan produk
2.Promosi
3.Meningkatkan pemasaran
4.Menjalin hubungan
5.Memperluas jaringan

SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

Pengertian surat permintaan penawaran

Pengertian dari surat permintaan penawaran adalah surat yang dikirimkan oleh calon pembeli kepada calon penjual, yang isinya dimaksudkan untuk meminta keterangan mengenai suatu barang yang dibutuhkan atau ingin dibeli.

Selain melalui surat permintaan penawaran, sebetulnya permintaan keterangan mengenai barang – barang yang diinginkan tersebut juga dapat disampaikan melalui surat permintaan daftar harga, yang pada intinya, kedua jenis surat ini adalah sama.

Di dalam surat permintaan penawaran, calon pembeli perlu untuk menuliskan informasi apa saja yang dibutuhkan mengenai produk dan lain hal. Informasi umum yang dibutuhkan calon pembeli umumnya meliputi daftar harga barang, syarat pembayaran, jumlah barang, kualitas, cara pemeliharaan, dan diskon yang bisa diberikan serta lain sebagainya.

Cara membuat surat permintaan penawaran

Sebelum memulai membuat surat permintaan penawaran, hendaknya disusun suatu perencanaan yang tepat dan sejelas – jelasnya. Perencanaan ini pun harus berisi informasi lengkap dan tidak ambigu agar penjual dapat menangkap dengan jelas apa yang diinginkan calon pembeli. 

Cara membuat surat permintaan penawaran ini diawali dengan meninjau isi surat permintaan secara lengkap dan jelas. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam surat permintaan penawaran, secara umum ialah :

a.       Jenis barang yang dibutuhkan

b.      Jumlah barang yang dibutuhkan

c.       Kualitas barang disertai contoh

d.      Potongan harga yang ada

e.        Syarat pengajuan dan pembayaran

SURAT PERKENALAN

Surat Perkenalan adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi informasi tentang perusahaan penjual agar diketahui oleh calon pembeli sehingga perkenalan itu akan berkelanjutan dengan proses berikutnya menurut transaksi.

Informasi tentang perursahaan penjual yang dicantumkan dalam surat perkenalan adalah :

(1) nama perusahaan dan bidang usaha atau kegiatannya

(2) gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan, peralatan yang dipakai

(3) pekerjaan / proyek yang pernah ditangani

(4) harapan atau prospek yang diinginkan oleh penjual

(5) khusus surat perkenalan kepada instansi pemerintah harus dilampiri

Tanda Daftar Rekanan, Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), dan Nomor

Pokok Wajib Pajak (NPWP).

SURAT NIAGA

A. Apa itu surat niaga?

Yang dimaksud dengan surat niaga adalah suatu surat yang dibuat atau ditulis untuk kepentingan bisnis atau perdagangan. Surat niaga merupakan jenis surat yang dikeluarkan oleh perusahaan ataupun badan-badan usaha dalam rangka menjalankan usahanya. Surat Niaga juga merupakan surat resmi yang umumnya berisi mengenai tawaran, jual-beli yang ada hubungannya dengan barang ataupun jasa.

Atau definisi surat niaga yang lainnya adalah sebuah surat yang dibuat oleh orang-orang ataupun oleh suatu badan usaha dengan bertujuan untuk mencari keuntungan. Surat niaga ini bisa bersifat intern maupun ekstern, secara intern dapat diartikan surat ini dapat dipakai untuk berhubungan antar perusahaan itu sendiri baik itu dari tingkat pusat sampai pada cabangnya. Dan jika secara ekstern surat ini dapat dipakai untuk berhubungan dengan perusahaan atau bada usaha lain. Surat niga juga sering disebut dengan surat dagang atau surat bisnis. 

B. Jenis-jenis surat niaga

Salah satu jenis surat niaga yaitu surat pesanan, surat ini merupakan surat yang berasal dari pembeli yang dikirimkan kepada penjual yang isinya berupa pesanan untuk membeli sejumlah produk ataupun memesan suatu jasa tertentu. Adapun beberapa yang perlu diperhatikan dalam membuat surat pesanan, diantaranya seperti:

JENIS DAN KEGUNAAN SURAT PERINGATAN

Surat peringatan adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh instansi atau perusahaan yang ditujukan kepada karyawan atau relasi yang melanggar ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan.

Surat peringatan dapat dibedakan atas surat peringatan jabatan, dan surat peringatan niaga.

Surat Peringatan Jabatan

Surat peringatan jabatan adalah surat peringatan yang dikeluarkan oleh kantor atau instansi untuk para karyawannya yang melanggar peraturan kedinasan yang telah ditetapkan. Misalnya; seseorang karyawan yang sering tidak masuk kerja tanpa mengirimkan surat pemberitahuan kepada pimpinan. Hal ini sering ia lakukan sampai berulang kali. Bagi karyawan tersebut, sepatutnya pimpinan memberikan surat peringatan.

Sebelum pimpinan mengirimkan surat peringatan hendaknya memanggil karyawan tersebut dan diajak bicara atau dialog dari hati ke hati, mengapa ia melakukan hal-hal semacam itu. Bila hal ini tidak membuahkan hasil sehingga karyawan tersebut mengulangi perbuatannya, maka pimpinan mengirimkan surat peringatan.

Surat peringatan dikirimkan secara bertahap yaitu:

1.                  Peringatan pertama bersifat mengingatkan kepada karyawan akan sikap dan kelakuannya yang sering tidak masuk kerja tanpa ada alasan dan pemberitahuan.

2.                  Surat peringatan kedua isinya lebih keras lagi dengan ancaman tidak naik tingkat, tidak punya prestasi dan mungkin karyawan tersebut akan diskor.

3.                  Surat peringatan ketiga lebih keras lagi, karyawan tersebut kemungkinan akan dikeluarkan tanpa hormat.

PENGERTIAN DAN CONTOH SURAT REFERENSI

1. Pengertian Surat Referensi
Surat referensi adalah surat yang dibuat oleh seorang atas nama pribadi atau dinas yang berisi keterangan tentang tentang keadaan baik buruknya pribadi seseorang karena
diminta oleh pihak lain. Pengertian lain menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan surat referensi adalah surat keterangan yang bersifat rahasia dari
pihak ketiga tentang pihak kesatu yang berisi penilaian mengenai bonafiditas, perilaku,dan kualifikasi pihak kesatu untuk kepentingan pihak kedua(yang memerlukan referensi tersebut). Surat referensi ini lebih dominan fungsinya bagi si peminta. Surat referensi hampir sama dengan surat keterangan atau surat rekomendasi. Dalam pemberian referensi ini, pihak ketiga tidak turut bertanggung jawab jika dibelakang hari timbul persoalan antara pihak kedua dan pihak kesatu.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat referensi, yang membedakannya dengan jenis lainnya.
a. Objek yang diterangkan dalam surat referensi adalah pihak ketiga (bukan yang meminta) yang merupakan pihak yang pernah menjadi anggota sebuah komunitas. Mungkin komunitas sekolah, badan usaha, lembaga, atau instansiyang dimintai surat referensi.

b. Sifat keterangan dalam surat referensi adalah rahasiakarena surat tersebut diminta oleh pihak lain dan diberikan kepada yang meminta tanpa sepengetahuan pihak yang diterangkan. Karena sifatnya rahasia, maka penulis harus menuliskan segala keadaannya secara sejujur-jujurnya.

NOTA DINAS

Nota Dinas adalah surat yang di buat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau setingkat yang berisikan catatan singkat suatu pokok persoalan.
  
    Nota Dinas terdiri atas bagian-bagian :
1. Kepala Nota Dinas
2. Pembuka
3. Isi Nota Dinas
4. Penutup Nota Dinas
  
    Nota dinas terdiri atas 4 paragraf :
1. berisi kepala nota dinas
    pencetakan kepala nota dinas dibuat sama dengan ketentuan kepala surat dinas
2. pembuka nota dinas terdiri atas :
a. kata "nota dinas"
b. nomor
c. tujuan nota dinas
d. asal nota dinas yang mrnggunakan kata "Dari"
e. hal nota dinas
   

       Pengertian Surat Dinas dan Fungsinya

Yang dimaksud dengan surat dinas adalah suatu surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau lembaga dengan tujuan untuk keperluan dinas. Atau definisi surat dinas yaitu surat yang berisikan permasalahan kedinasan dan biasanya surat ini dibuat oleh instansi atau lembaga.

Surat dinas isinya ditujukan untuk keperluan kedinasan, baik itu pemerintah atau swasta. Karena fungsi kedinasan tidak hanya berlaku di pemerintahan, akan tetapi berlaku juga di instansi atau lembaga swasta. Biasanya isinya berupa urusan seperti penyampaian pengumuman, pemberian suatu izin, pemberian tugas dan lain-lain.

Oleh karena itu jika terdapat surat yang dikirimkan dari satu pihak ke pihak lain yang isinya berhubungan dengan kepentingan tugas ataupun kegiatan dinas suatu instansi, maka surat seperti itu disebut surat resmi. Kenapa disebut surat resmi? karena penulisan dalam surat dinas ditulis dengan format dan memakai bahasa resmi.

A. Kegunaan atau fungsi surat dinas

Beberapa fungsi dari surat dinas, yang diantaranya sebagai berikut ini:

• Sebagai pedoman pekerjaan, seperti surat intruksi, surat pemberian izin ataupun surat pengambilan keputusan.
• Sebagai alat pengingat, karena surat ini dapat dijadikan arsip bagi instansi.
• Sebagai bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga.
• Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian.
• Dan lain-lain.

Komunikasi efektif

Definisi Dan Pengertian Komunikasi Efektif
     Komunikasi efektif yaitu komunikasi yang mampu menghasilkan perubahan sikap (attitude change) pada orang lain yang bisa terlihat dalam proses komunikasi. Lebih sederhana sering dikenal dengan komunikasi dua arah,yaitu komunikasi yang menghasilkan timbak balik atau feed back.

Tujuan Komunikasi Efektif
      Tujuan dari Komunikasi Efektif sebenarnya adalah memberikan kemudahan dalam memahami pesan yang disampaikan antara pemberi informasi dan penerima informasi sehingga bahasa yang digunakan oleh pemberi informasi lebih jelas dan lengkap, serta dapat dimengerti dan dipahami dengan baik oleh penerima informasi, atau komunikan. Tujuan lain dari Komunikasi Efektif adalah agar pengiriman informasi dan umpan balik atau feed back dapat seimbang sehingga tidak terjadi monoton.

     Selain itu komunikasi efektif dapat melatih penggunaan bahasa nonverbal secara baik. Menurut Mc. Crosky Larson dan Knapp mengatakan bahwa komunikasi yang efektif dapat dicapai dengan mengusahakan ketepatan (accuracy) yang paling tinggi derajatnya antara komunikator dan komunikan dalam setiap komunikasi. Komunikasi yang lebih efektif terjadi apabila komunikator dan komunikan terdapat persamaan dalam pengertian, sikap dan bahasa.

Prinsip-Prinsip Berbicara Efektif

1.      Prinsip Motivasi

Pengertian Motivasi

Motivasi adalah dorongan yang timbul pada diri seseorangsecara sadar atau tidak sadar untuk melakukan suatu tindakan dengan tujuan tertentu. Menurut pendapat lain, motivasi adalah usaha yang menyebabkan seseorang agar tergerak untuk melakukan sesuatu karena ingin mencapai tujuan yang dikehendakinya.

Tujuan dan Manfaat Motivasi

Tujuan dan manfaat motivasi dalam berbicara adalah:

a. Mendorong seseorang untuk berbicara;

b. Meningkatkan produktivitas dalam berbicara;

c. Meningkatkan stabilitas dalam berbicara;

d. Meningkatkan kreativitas dalam berbicara;

e. Lebih memiliki keinginan untuk berbicara.

2. Prinsip Pengertian

Arti dari Pengertian

Pengertian adalah gambaran atau pengetahuan tentang sesuatu di pikiran atau pemahaman tentang bilangan pikiran dan tentang susunan.

Komunikator harus pandai dalam hal:

a. Memberikan contoh-contoh sederhana;

b. Mempergunakan alat-alat peragaan;

c. Memberikan perbandingan;

d. Mengajak melakukan praktek langsung;

e. Mengulang materi paling penting sampai beberapa kali.

Tujuan dan Manfaat Pengertian

Tujuan dan manfaat pengertian dalam berbicara adalah agar pendengar dapat menduga atau menebak apa yang disampaikan.

10 Jenis Jenis Komunikasi Beserta Contoh dan Pengertiannya

Komunikasi sangat penting bagi setiap orang tanpa terkecuali, manusia yang memiliki peranan sebagai makhluk sosial akan selalu membutuhkan komunikasi sebagai bentuk interaksi dua arah untuk dua orang ataupun lebih. Komunikasi yang  merupakan suatu proses penyampain informasi dan bagaimana setiap orang menginterpretasikanya. Komunikasi akan efektif apabila maksud dari pemberi informasi sampai dengan benar atau dapat ditangkap oleh penerima informasi satu sama lain. Ada beberapa jenis komunikasi yang didasarkan dari beberapa hal, berikut merupakan jenis-jenis komunikasi.

Jenis jenis komunikasi menurut cara penyampaianya

1. Komunikasi lisan : adalah komunikasi yang terjadi secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak.

2. Komunikasi tertulis : adalah salah satu bentuk komunikasi yang berupa tulisan.

Jenis jenis komunikasi menurut kelangsunganya

Dalam sebuah proses komunikasi yang dilakukan oleh dua orang ataupun lebih, dapat diketahui interaksi antara kedua belah pihak atau lebih tersebut sebagai mana berikut:

1. Komunikasi langsung : Proses komunikasi langsung maksudnya adalah bahwa komunikasi yang dilakukan tanpa bantuan, campur tangan, perantara pihak lain ataupun media komunikasi serta tidak dibatasi oleh jarak.

2. Komunikasi tidak langsung : Komunikasi tidak langsung dilakukan melalui perantara, baik itu pihak ketiga atau bantuan alat-alat komunikasi lainnya.

MESIN – MESIN KANTOR SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI

            Alat komunikasi sangatlah menunjang pekerjaan kantor, tanpa alat komunikasi tidak dapat terlaksanakan koordinasi tugas dengan baik. Berikut ini  jenis-jenis alat komunikasi di lingkungan perkantoran.

 1. Telepon

Gambar. Telepon

          Telepon adalah alat komunikasi jarak jauh yang bisa digunakan di dalam kantor maupun rumah dengan menggunakan kabel telepon.

Adapun jenis-jenis telepon adalah:

1. Telepon meja (tablephone) dan Triphopne untuk diletakan di atas meja
2. Telepon dinding (wallphone) untuk di pasang pada dinding
3. Telepon dengan pengeras suara (Loud speaking telephone) yang tidak perlu dipegang sewaktu bicara
4. Telephone genggam (pagger) bentuknya kecil sehingga mudah di bawak kemana saja.

    Kelebihan Telepon adalah mempermudah akses telekomunikasi antar ruangan atau bagian kantor. Kekurangannya yaitu tidak fleksibel artinya tidak dapat dibawa kemana-mana artinya telepon harus tetap berada di meja kantor atau tempat khusus lainnya.